Die Ubucon 2012 ist erst ein paar Wochen vorbei und schon laufen die Planungen für nächstes Jahr an. Im Slot Ubucon – Wie geht es weiter? wurde in Berlin in einer kleinen Gruppe darüber diskutiert, wie es weitergehen soll. Eine dringende Frage war, wer die Ubucon nächstes Jahr mit organisiert.
Was ist die Ubucon?¶
Die Ubucon ist das zentrale Event der deutschsprachigen Ubuntu-Community. Aus ganz Deutschland, der Schweiz und auch Österreich reisen Ubuntu-Nutzer an, um sich ein Wochenende lang mit Gleichgesinnten zu treffen und verschiedenen Vorträgen zu hören bzw. an Workshops teilzunehmen.
Dieses Jahr fand die Ubucon in Berlin statt. Organisiert wurde sie vor Ort von V for Vortex, der Hauptorganisator war Torsten Franz.
Für nächstes Jahr werden bereits jetzt Leute gesucht, die den Organisationskern bilden – das sogenannte Organisationskommitee.
Welche Aufgaben gibt es?¶
Das Organisationskommitee sollte sich optimal aus verschiedenen Leuten zusammensetzen, von denen jede für einen bestimmten Bereich zuständig ist. Dabei ist es meistens auch sinnvoll, wenn jede Aufgabe von mindestens zwei Personen betreut wird, sodass die Ausfallwahrscheinlichkeit etwas geringer wird.
Folgende Aufgaben suchen einen Betreuer:
Hauptorganisation¶
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| Schaubild der Organisation |
Bisher war die Ubucon immer so gestaltet, dass zwar für die gesamte Veranstaltung jemand verantwortlich war, aber diese Aufgabe nur bedingt ausführen konnte, weil diese Person auch zu viele andere Organisationsaufgaben vor Ort oder im Programmablauf vornehmen musste. Eine Kommunikation zwischen den einzelnen Gruppen gab es eher selten und die Arbeit wurde auch nicht gut koordiniert.
Aus diesem Grund soll ein Hauptorganisator gefunden werden, der sich den Hut aufsetzt und die ganzen Menschen, die bei der Ubucon mithelfen wollen, betreut. Vorrangig soll seine Aufgabe sein, zwischen den Gruppen zu vermitteln und zur Kommunikation anzuhalten. Mitunter muss er den Menschen aber auch hinterherlaufen oder ins Gewissen reden.
Der Hauptorganisator muss auch in Kontakt mit dem ubuntu Deutschland e.V. stehen, der die finanzielle Unterstützung der Ubucon leitet. Hier geht es sowohl um Einnahmen aus der Anmeldung und dem Sponsoring als auch um die Ausgabe für das Catering, Getränke und Co.
Ansprechpartner vor Ort¶
Je nach Austragungsort muss ein Ansprechpartner vor Ort existieren, an den sich die Hauptorganisation wenden kann. Der Ansprechpartner vor Ort ist für alles verantwortlich, was den lokalen Ablauf angeht. Sei es die Beschilderung zu den Vortragsräumen, die Suche von geeigneten Orten für die Social Events und das Organisieren der Verpflegung und Getränke.
Dabei ist es gut, wenn der- oder diejenige vor Ort noch andere Helfer hat, die ihn bei der Aufgabe unterstützen. Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird die Rolle aber mit der Bewerbung für einen bestimmten Ort ausgefüllt.
Referenten- und Besucherbetreuung¶
Damit die Ubucon jedes Jahr interessant ist, braucht es Vorträge, Workshops und Diskussionsrunden. Die Referentenbetreuer sind für den „Call for Papers“ zuständig, sodass Programmvorschläge eingereicht werden. Sie können aber auch aktiv nach Vortragenden suchen. Neben der Kommunikation mit den Referenten, kümmern sie sich auch um das „Eintreiben“ der angebotenen Vorträge sowie die Erstellung des Programms.
Zusätzlich ist auch eine Besucherbetreuung wichtig, wenn Fragen von Menschen kommen, die gerne teilnehmen wollen, aber nicht genau wissen, wo sie hin müssen oder was es zu beachten gibt. Die Besucherbetreuung stellt beispielsweise das Anmeldeformular für die Webseite zusammen und nimmt danach die Anmeldung entgegen.
Webseitenbetreuung und soziale Netzwerke¶
Damit die Ubucon bekannt wird, muss sie ordentlich nach außen repräsentiert werden. Dazu zählt sowie die Pflege der Inhalte auf der Webseite als auch das Veröffentlichen von Nachrichten in den bekannten sozialen Kommunikationskanälen wie Facebook, Twitter, Google Plus oder Identi.ca.
Die Aufgabe der Webseitenbetreuer ist nicht die Pflege des eingesetzten CMS, sondern nur die Erstellung und Einpflegung der Inhalte, die von anderen Teams beigesteuert werden.
Werbung und Sponsoring¶
Ohne Werbung werden nur wenige auf die Ubucon aufmerksam. So benötigt es jemanden, der sich darum kümmert, dass für die Ubucon Werbung gemacht wird. Das kann einmal natürlich in Absprache mit dem Team für die sozialen Netzwerke geschehen. Es ist aber auch wichtig, dass derjenige jemanden organisiert, der Poster und Flyer erstellen und drucken kann. Derjenige, der sich darum kümmert, muss selbst wiederum nicht derjenige sein, der die Inhalte erstellt.
Ebenso ist eine Absprache mit dem Ansprechpartner vor Ort wichtig, ob man beispielsweise an Universitäten oder in Geschäften Aushänge macht etc.
Des Weiteren muss sich jemand um Sponsor-Partner kümmern, die einen Teil der Ubucon finanzieren, sodass wie jedes Jahr Brötchen und Getränke für einen kleinen Anmeldebetrag angeboten werden können.
Interesse geweckt? Bewerbt Euch!¶
Die Aufgaben der Ubucon sind zahlreich und wenn sich genügend Menschen finden, kann die Arbeit leicht auf mehreren Schultern verteilt werden. Jeder Aufgabenbereich sollte durch mehr als eine Person abgedeckt sein. Wenn die Arbeit geteilt wird, ist die Absprache auch leichter.
Wichtig ist, dass jeder, der sich meldet, es sich so einrichten kann, dass er bis zum Oktober 2013, wo die Ubucon voraussichtlich wieder stattfinden wird, auch verfügbar ist für seinen Bereich. Für den „Call for Papers“ sind die letzten zwei Monate in der Regel etwas aufregender, um Werbung und Sponsoren muss sich aber wesentlich eher gekümmert werden.
Wenn Ihr also Interesse an einer Aufgabe habt, meldet Euch bis zum 15.01.2013 unter team@ubucon.de. Die Hauptorganisation wird bis dahin hoffentlich auch gefunden und übernimmt dann die Verwaltung und Aussteuerung der verschiedenen Teams.
Der Text wurde von dee und toddy geschrieben. Das Bild wurde von dee erstellt.
